為了加強我校黨群、行政類檔案(以下簡稱黨😊、政檔案)恒达的業務建設👵🏿，逐步實行我校黨、政檔案恒达的規範化，不斷提高科學管理水平🤜🏼，有效地為學校各項恒达和社會服務🏙，並為考核黨👊☪️、政檔案恒达提供依據🖍，特製定本規範。

本規範依據《中華人民共和國檔案法》國家檔案局《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》👧🏼、及國家教委發布的《普通高等學校檔案管理辦法》🏌🏻‍♀️、《檔案實體分類法與高等學校檔案恒达規範》有關規定，結合本校實際製定。

一🕑、             主要內容

本規範規定了本校黨、政檔案恒达的基本原則，歸檔範圍的確定，文件材料的部門立卷和歸檔流程，黨政檔案的管理🐅，開發利用的主要內容與方法，各級崗位責任製，歸檔範圍和保管期限表🐗，二級類目代號簡表。

二、             引用標準

GB3792．5—85《檔案著錄規則》

GB9705—88   《文書檔案案卷格式》

《文書檔案案卷質量標準》

三、   黨、政檔案恒达的基本原則

1．學校在黨群、行政管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像載體材料，均屬黨、政檔案🥝。

2．黨、政檔案必須集中統一管理，確保其完整、系統、準確和安全👨🏻‍🔧，便於檔案的開發利用🚸。

3．黨📝、政文件材料嚴格實行文書處理部門立卷歸檔製度。

4．黨、政文件材料的歸檔恒达應實行“三納入”🪟，即納入學校各部、處、院、系、所☣️😕、中心🥡、直屬單位等的計劃🙎‍♂️、規劃，納入管理製度．納入管理人員的職責範圍，做到“四同步”管理🍜🤱🏿：布置、檢查、總結、驗收各項恒达時。要同時布置0️⃣、檢查♿️、總結🔧、驗收黨、政檔案恒达👯‍♂️。

5．學校各部、處、院、系、所、中心🐳、直屬單位等，要有一位負責人分管本部門的檔案恒达🍨，並確定適當的兼職檔案人員，協同校檔案部門認真做好黨、政檔案的收集、整理歸檔恒达。

6．為了使黨🚏、政檔案恒达從手工管理向計算機管理方向轉變，積極使用先進的管理技術手段．大力推廣使用檔案管理服務和信息系統，開發檔案信息資源，實現館藏檔案數字化，最大限度地發揮黨🏠、政檔案的作用👱🏼‍♀️。

四、   歸檔範圍的確定

1．確定的原則

1)歸檔的黨、政文件材料必須對學校和社會當前與長遠具有參考、憑證作用和研究價值🐄。

2)歸檔的黨、政文件材料必須反映學校黨、政部門職能活動的全過程．保證其完整、準確、系統👨🏼‍🦳。

3)歸檔的黨、政文件材料必須遵循其自然形成規律🏊‍♂️🧺，保持彼此之間的有機聯系。

2．歸檔的主要內容和重點

1)歸檔的主要內容包括黨務🌈、行政、工會、團委等系統的內容(詳見附件一）：

2)歸檔的重點以本校形成的不同載體、形式的文件材料為主👩🏽‍🎓，特別是全局性🤲、綜合性的文件材料。其次是上級和其他單位的來文、來電。上級來文中應以針對本校的指令性🌻、指導性文件為主🙋🏽‍♀️。

3．不歸檔的文件材料

1)上級機關普發的僅供查閱、不辦的文件材料；

2)上級機關發來的供恒达參考的抄件；

3)上級機關征求意見未定稿的文件；

4)重份文件；

5)無查考利用價值的事務性、臨時性文件：

6)未經會議討論，未經學校領導審閱🤴、簽發的未生效文件🚣🏻、電報草稿🏄‍♂️，一般性文件的歷次修改稿🐋，鉛印文件的各次校對稿(學校主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最後定稿除外)；  

7)從正式文件📇、電報上摘錄的供恒达參閱的非證明材料；

8)無特殊保存價值的信封®️🙅🏿，一般性表態，詢問一般性問題，提出一般性建設性意見的人民來信；

9)學校內部互相抄送的文件材料🖐🏻，不應履行公文的行文🈸、介紹信等🧏🏼‍♂️；

10)本校負責人兼任外機關職務形成的與本校無關的文件材料可作為人物檔案收集歸檔🫵🏽；

11)為參考目的從各方面收集的文件材料；

12)非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料👳‍♀️。

五👩🏿‍🚀、   黨、政文件材料的部門立卷和歸檔流程

1．形成積累

1)校各部、處、辦、院、系、所、中心🦠、直屬部門、集團👨‍🎤、公司等均為立卷單位🖌，分工歸口立卷🌚🙋；

2)各立卷部門根據本單位歷年文件材料形成規律，對照附件一🍽，編製案卷類目💁🏽‍♂️；

3)各立卷部門兼職檔案員平時應嚴格按文書處理製度做好文件收文🔏、發文的收集恒达，鑒定文件的開放情況和涉密程度，及時做好網上收發文登記及其電子文檔的掛載，並根據案卷類目分門別類地存放👲🏽。

2．整理立卷

1)立卷原則

文書處理部門立卷應按問題♚、時間、重要程度和文件材料的自然形成規律，保持其有機聯系．區別不同的保存價值💭、分類組卷🏊🏻，使之能準確、全面地反映學校真實面貌和部門的主要職能活動🌾，便於查找利用。

2)立卷分工

①中共中央🧜🏻‍♂️、國務院🚴‍♂️🙍🏼、上海市委🙅🏼🤰🏿、市府🦸🏼‍♀️、國家教委以及國務院有關部委下達的文🧑‍🎄、電材料，其中綜合性的由黨辦、校辦立卷歸檔．專業性或具體行業性的由承辦單位立卷歸檔。

②學校有關各部門以黨委、學校名義代為行文並經校領導審核簽發的文件，由擬稿單位立卷歸檔．凡以部門名義發文的。也由擬稿單位立卷歸檔。

③黨委和學校召開的代表大會👂、全委會🕵🏽‍♂️、常委會、常委擴大會🏋🏻‍♂️、辦公會所形成的材料由黨辦👩🏼‍🍳🤟🏼、校辦分別立卷歸檔🙌🏌🏼‍♀️，職能部門以黨委和學校名義交辦的全校性的專門會議🏇🏿🚴🏼‍♂️、幹部會議所形成的材料👼🏼，由主辦單位立卷歸檔。

④校內各單位向黨委、學校的請示報告正文及相應的批復🏋🏿、批轉的原件由報文單位立卷歸檔。

⑤兩個以上的單位共同辦理的文件，由主辦單位立卷歸檔。

⑥各臨時機構、撤銷機構形成的材料💇，應於機構撤銷前做好整理恒达，移交學校檔案部門保存．任何人不得帶入其他單位🌊。

⑦重要的人民來信來訪材料🤭，由承辦單位立卷歸檔。

3)立卷程序

黨群👍、行政類文件材料，一般應於次年五月底以前，由兼職檔案員按案卷類目將文件收齊歸檔☮️，並完成網上預立卷文件的在線歸檔🤵‍♀️🛜，提交檔案館業務指導室進行審核。依照以下程序進行🗾：

檢查案卷文件是否收集齊全完整㊙️，同時檢查案卷有無不需要立卷歸檔的文件材料；

檢查案卷文件是否依照案卷類目立卷．糾正案卷之間文件歸檔不統一和相互混淆重復或拆散文件間有機聯系的現象；

檢查案卷文件的保存價值，調整各案卷內文件保存價值不一致的文件；

檢查案卷文件的標題是否反映文件內容，文件標題一般應照實抄錄👴🏽。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件．可自擬標題👱🏽‍♂️，外加“[]”號。

檢查案卷文件頁（件）數，一般不超過200頁🚮，對同一問題文件數量多的🙌🏿，宜酌情分為數卷👎🏼。問題單一🤰、文件數量少的可組成簿卷；

檢查案卷紙質文件預立卷和網上預立卷的案卷標題是否一致🚫、卷內文件標題與電子文件標題是否一致🧉、紙質文件與其相應的電子文件的全文信息是否一致。

4)立卷分類

①分年度

先將文件按其形成或針對的年度分開．普通文件歸入文件形成年度🦋；跨年度的請示與批復歸入批復年度，跨年度的規劃🪐、計劃歸入文件內容針對的第一年度，跨年度的會議文件歸入會議開幕的年度🍄‍🟫，跨年度的非訴訟案件材料歸入結案年度📃，法規性文件歸入公布或批準年度🏺。

②分問題

將文件按其內容所反映的問題、事物分開🤷🏼‍♂️。

③分期限

將文件按照規定的不同保管期限分開👩🏼。

5)立卷組合

①立卷組合的基本要求

立卷組合一般應以問題為主🌁，兼顧其他特征🪜𓀑，使之聯系緊密。

②立卷組合形式一般按下述內容和順序進行：

會議文件按會議的屆次組合，根據文件數量，可以一會一卷😿、一會數卷或數會一卷🔍；

非訴訟案件材料，按立案問題或人頭組合．可以一案一卷或一案數卷；

人民來信材料可按信件作者、信件的處理形式或信件所反映的問題組合🧑🏽‍🚀；

統計、報表🙎🏻‍♀️、名冊等文件🤵🏽‍♂️，按照格式名稱組合，根據文件的數量可組成一卷或數卷；

學校管理和業務活動中形成的業務文件、調研材料等一般按單一問題組合；

恒达計劃、總結等文件一般可按責任者或名稱組合👋🏼💚，簡報按名稱或期號組合；

其它文件材料可按照特殊的形式組合🤸🏿‍♂️。

6)卷內文件材料按重要程度或時間順序排列；

批復、批示在前🤷🏻‍♂️，請示🚴🏿‍♂️、報告在後；

正件在前．附件在後🧜🏻‍♀️；

正本在前．定稿在後；

轉發件在前。被轉發件在後；

非訴訟案件結論性材料在前🎲，依據性材料在後；

其它文件材料按時間順序排列。

7）對組成案卷的文件進行網上預立卷，並自動生成卷內文件目錄和案卷目錄🎿。

8)卷內對裝訂線以外有字跡的或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等，要進行加邊、修補和裱糊🤛🏽，對較大的表格要適當地折疊👏🏼，拆除文件材料上的金屬物🅾️。聲像載體的材料、禮品實物．應保持原狀，另行專類、專櫃保管，檔號與文字材料的檔號互為參見。

9)成卷裝訂的卷內文件編號，卷內文件只要有書寫文字的每頁材料均應編寫一個頁號．每卷頁號從1開始．頁號位置在每頁材料非裝訂線一側的下角。

10)填寫卷內備考表

本卷情況說明🫰🏼：填寫卷內文件缺損、修改、補充💆‍♂️、移出、銷毀等情況．案卷裝訂成冊後發生或發現問題由檔案管理人員或兼職檔案員填寫並簽名、標註時間🛞。

立卷人🔨：由組成本卷的立卷人簽名👞。

檢查人：由對案卷質量進行審核的部門分管檔案恒达的負責人簽名。

11)采用立薄卷的方式裝訂組卷🩰。

12)擬寫案卷標題要求結構完整，一般應準確概括卷內文件主要責任者🏢、內容🌎、名稱(文種)。除會議文件外💃🏿，不得用“×××文件材料”作為標題🚴🏻‍♀️；除一般函件外，不得用“×××來往文書”作標題🛅，除非訴訟案件材料外．不得用“×××案件”作標題。

3．歸檔驗收

文書立卷部門整理好案卷。校檔案館派人檢查合格後，填寫移交目錄，在次年六月以前，雙方履行簽字蓋章手續、辦理移交並各執一份存查🐴👩🏻‍🎤。

六、   黨政檔案的管理

1．分類編號

1)按(中國檔案分類法——教育檔案分類法>分類標引，編出檢索分類號⏳。

2)根據學校黨🧎🏻‍➡️、政檔案的內容特點和形成規律．編製用於檔號的二級類目代號簡表(見附件二、三)。

3)黨群(行政)類檔案檔號=年度號十黨📣、政檔案分類號+案卷號其模式如下🧙🏼🫱：

年度用自然年度．案卷號按最下位類目流水。

2．編目

1)檔案部門對接收的案卷在案卷背脊上“檔號”一欄中填寫檔號或貼上註有檔號的標簽。標簽下沿的位置距案卷背脊底邊40mm。

2)按分類原則編製黨、政檔案案卷目錄。

3)依據GB3972．5—85(檔案著錄規則>，對每個案卷進行填寫案卷級和文件級著錄卡標引卡片，作為手工檢索和計算機采集卡使用🍲。為了方便調閱檔案🫳🏽，應編製全引目錄、分類目錄、專題目錄🧑🏽‍✈️👩‍🚀、主題目錄卡片等作為檢索工具🧔。

3．排架、保管

1)將案卷按檔號順序在檔案櫃內依次自上而下🧚‍♀️🚾，從左至右豎放🎐。

2)與文件材料配套的特殊載體形式的黨、政檔案，按(聲像載體檔案恒达規範>的有關條款處理。

3)保管要求按(恒达平台檔案恒达業務建設規範)第八條執行🤘🏼。

4)鑒定和銷毀按< 恒达平台檔案恒达業務建設規範>第九條執行🧜🏼‍♂️。

5)統計按< 恒达平台檔案恒达業務建設規範)第九條執行🏂🏿。

七👳🏽、   黨、政檔案開發利用

1．閱覽

1)應設檢索閱覽室🧗🏿‍♂️，不斷改善檢索、閱覽條件並配置必要的復製設備🛀🏻，為利用者提供方便。

2)健全借閱製度🧑‍🦼‍➡️，規定借閱檔案的審批權限、期限、數量、手續等事項。

3)檔案查、借、歸還時，由利用者和檔案部門共同清點檢查🧑🏻，並在檔案查閱或借閱登記簿上登記，借出檔案要從嚴掌握🫷🏻、定期催還🏋️‍♂️👨🏼‍🌾，需續借者，應重新辦理借閱手續，對無故逾期不還者👩‍💼，應停止其借閱。如果發現檔案損壞或丟失．根據有關規定🖐，區別不同情況．對責任人員嚴肅處理。

4)對離校及退休人員，在辦理調離手續前．必須還清所借檔案。

2．根據恒达需要．編製配套的檢索工具和參考資料🧔🏻‍♀️。

3．對黨、政檔案進行加工匯編恒达，編製全宗介紹👩🏽‍🏫、組織機構沿革、基礎數字匯編等🤏🏼🪢。

4．對歷史檔案🏑、珍貴的檔案．應備復製件以代替檔案原件提供利用。

5．學校檔案部門應根據社會和學校需要🤷，在條件允許的範圍內，通過校園網大力開發檔案信息資源，服務於學校中心恒达。

6．對館藏檔案從形成之日起滿三十年的．除未解密和需要控製的部分外．均按國家有關規定．報分管校長批準後．可分期分批向社會開放。

1)對開放的檔案，應認真審查內容，嚴格區分開放與控製使用的界限☃️🈶；

2)利用開放檔案對國內利用者🏊🏿‍♀️、港、澳☎、臺同胞及外賓應按上級有關規定執行；

3)開放黨🧑🏼‍⚖️🕞、政檔案應另行編製開放目錄和檢索工具，供利用者檢索時使用。

7．加快檔案恒达現代化管理的進程👨🏽‍💻，創造條件逐步應用計算機進行檔案資料的檢索、匯編提高開發利用檔案的能力。

八♚、  黨、政檔案恒达崗位責任製

1．分管檔案恒达的校領導職責

1)宣傳🦩、貫徹執行《中華人民共和國檔案法》和上級關於檔案恒达的各項方針、政策💆🏿‍♂️。

2)加強對學校檔案恒达的領導⚽️，把檔案恒达納入學校的整體發展規劃，並列入學校議事日程，督促各部門按上級和學校檔案部門要求斂好應做的恒达🎾。

3)關心檔案恒达和檔案部門的建設與發展，及時解決恒达中的重大問題和困難。

2．分管檔案恒达的各部、處👮🏿‍♂️、院、系等部門領導職責

1)組織本單位兼職檔案員和恒达人員學習檔案法規，執行學校檔案恒达規章製度🚡，把檔案恒达納入本單位的議事日程．每學期或年初研究一次檔案恒达🍮。

2)加強與校檔案部門的聯系。共同做好業務監督🧖、指導🦪、檢查恒达👨🏻‍🦲，保證歸檔案卷的質量。

3)做好兼職檔案人員的恒达，提出具體要求並幫助他們解決恒达中的實際困難。

3．各立卷部門兼職檔案員職責

1)堅持平時立卷，根據本部門不同種類文件材料形成的特征，製定其案卷類目，合理分類存入．便於利用和立卷歸檔。

2)負責本部門文件材料的形成、積累👰🏻‍♀️、保管和整理立卷歸檔恒达🐆，保證歸檔文件材料的完整、準確、系統。

3)歸檔案卷做到組卷合理💂🏿‍♀️、編寫頁號準確、案卷目錄填寫清楚；案卷標題簡明扼要、裝訂整齊。

4)主動接受校檔案部門的精心指導和督促檢查，按規定時間向校檔案部門歸檔。

5)積極參加業務學習，不斷提高檔案恒达水平🏃‍♂️‍➡️。

6)註意文件材料的安全和保密恒达🥽。

4．學校檔案部門負責人職責

1)負責製定黨、政檔案恒达計劃、規劃🕞，擬製(修訂)業務恒达的各項規章製度🟠🧗🏿，並認真地組織實施。

2)對校檔案部門各室人員進行合理分工，隨時掌握恒达情況，按計劃完成恒达任務🥓。

3)組織本室人員參加政治和業務學習👩‍👩‍👦‍👦，組織兼職檔案員的業務培訓🕵🏻‍♂️。

4)負責接待、處理有關單位和群眾的來訪💛、來函，負責有關黨😰、政檔案業務恒达的對外聯系🙏🏿。

5)調查了解本校黨、政檔案恒达情況👩‍🦽‍➡️🫵，並就黨、政檔案的改革等有關問題提出意見和建議🧙🏻‍♀️。

6)完成校領導交辦的事宜。

5．黨、政檔案管理人員職責

1)根據國家和學校有關檔案恒达的政策和法規👋🏿，製定黨、政檔案恒达的各項管理製度。

2)指導、監督、檢查、協助兼職檔案人員做好文件材料的形成、積累和整理歸檔恒达。

3)對接收入庫的黨、政檔案進行分類、整理、編製多種檢索工具．有計劃👩‍🦲、有步驟地進行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開發恒达．為學校各項恒达及社會利用服務🤸🏽‍♂️。

4)貫徹執行黨和國家關於保守黨和國家機密的規定🐦‍🔥，維護涉密檔案的安全。

5)做好“八防”二作🚵🏿‍♂️，確保檔案材料的完整、安全🕒。

6)每年年終對保存的黨、政檔案數量進行準確的統計。

7)完成領導交辦的事宜🗒。