為了全面提高我校文件管理和檔案管理的現代化水平，加強電子文件管理，推進政務公開，逐步建立學校現行文件信息查詢服務中心，實現信息資源共享，服務於學校和社會🤽‍♂️。學校決定從今年開始，全面實行部門收發文網上登記、電子文件網上預立卷和電子文件遠程歸檔恒达，這是對學校傳統文件材料管理和歸檔恒达的一次重大變革，也是創建世界一流大學的客觀需要。現根據國家《檔案法》、《電子文件歸檔與管理規範》、《上海市國家行政機關電子文件歸檔管理暫行規定》、《上海交大行政公文處理規定》、《上海交大檔案信息化建設實施意見》等相關法規和文件精神，特製定本辦法🪸。

一🥍、         電子文件管理與收發文網上登記

1.學校各部門檔案恒达分管領導😝，應明確落實兼職檔案人員統一負責本部門電子文件與紙質文件的管理和歸檔恒达。

2.學校各部門的兼職檔案人員應將本部門形成的所有文件和上級部門所有來文都列入本部門網上收發文登記範圍👨🏻‍🎤，認真在網上收發文登記管理模塊進行登記🧑🏻‍🦽‍➡️。對於沒有電子版的而又應歸檔的文件都需要進行數字化處理。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式（應用WORD字處理軟件形成的電子文件，可直接保存WORD格式）♤💆🏿‍♀️；掃描型電子文件以JPEG🗻、TIFF為通用格式；視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式🦹🏽‍♀️；音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式🥹。特別是電子文件的撰稿人應及時💂🏼🏢、準確的將最後定稿的或經領導簽署的正式電子文件提供本部門兼職檔案人員，以方便登記和備存歸檔。

3.學校各部門的分管檔案恒达領導應積極支持部門兼職檔案人員的恒达🧑‍🌾，協調解決電子文件與紙質文件管理恒达的實際問題，建立健全切實可行的管理規章製度，並將電子文件與紙質文件的收集、整理🧑🏽‍🔬👩🏻‍🦳、歸檔、保管、利用納入部門文書處理程序和相關人員的崗位責任。確保電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，以保證其有效利用🙋🏿‍♀️。

4.學校各部門應為兼職檔案人員配備適應電子文件登記◽️、存儲和文件數字化處理所必須的計算機、掃描儀等設備✋。

5.學校各部門電子文件的真實性、完整性🤽🏻🧗🏼、安全性、可識別性實行部門負責責任製🆕。部門分管檔案恒达的領導應定期或不定期的對本部門電子文件的真實性進行抽查，抽查項包括電子文件與對應的紙質文件核對內容等📥🦓，每年的抽查率不低於本部門電子文件總量的30％。

二、         電子文件網上預立卷管理

1.學校各部門電子文件網上預立卷應參照紙質文件預立卷的管理辦法🚶‍♂️。電子文件預立卷分類方法應參照本部門的紙質文件材料預立卷類目表和《上海交大檔案實體分類方案》。

2.電子文件預立卷的具體要求👨‍👨‍👦‍👦：電子文件預立卷案卷標題應與之對應的紙質文件預立卷的案卷標題相同🧎‍➡️；電子文件預立卷卷內文件目錄應與之對應的紙質文件的預立卷卷內文件目錄相同；電子文件在預立卷內的排列順序應與之相對應的紙質文件在預立卷內排列順序相同📕；字處理文件的標題應與之對應的紙質文件標題相同；字處理文件的內容應與之對應的紙質文件內容相同。

三、         電子文件網上遠程歸檔恒达

1.鑒於電子文件的保真、保密和保存的技術問題，現階段學校實行傳統紙質檔案和電子檔案雙套製的歸檔管理模式🧺🦢。並逐步過渡到以電子文件歸檔為主，紙質文件歸檔為輔的歸檔管理新模式🏌🏻。

2.各部門應在每年的六月底和十二月底之前，分兩次將本部門本年度的應歸檔的電子文件通過校園網向校檔案館歸檔🛸。

3.校檔案館應對各部門網上遠程歸檔的電子文件進行審核👨🏼‍🎨。對電子文件圖像不清晰，文件格式不規範、組卷不合格的應予退回，由電子文件形成部門負責重新製作、組卷，直到符合歸檔要求為止。

4.對於以脫機方式歸檔的有密級的電子文件😏，檔案移交部門與檔案館均應對其載體的技術環境進行檢驗🍜，確保載體的清潔、無劃痕、無病毒和方便利用。

四、         電子文件的安全保密恒达

1.學校各部門應把電子文件信息安全保密恒达放在突出的位置👳🏽，加強對信息管理系統和硬件設備的管理🪵，定期對電子文件信息進行備份，確保信息管理系統和數據的安全可靠和有效利用。

2.學校各部門應認真做好電子文件密級的劃分恒达🐩，有密級的文件一律不從網上歸檔，實行紙質文件歸檔和電子文件脫機歸檔的方式；有密級的檔案一律不上網利用，嚴防電子文件和電子檔案的失密🌿、泄密。

3.為確保各部門收發文網上登記、網上預立卷和網上遠程歸檔的安全保密📳🕡，校檔案館設專人給各部門兼職檔案人員分發各自獨立的登錄密碼和用戶名🤪，各部門兼職檔案人員也可以修改各自的密碼，以安全使用。

4.檔案館對學校各部門電子文件歸檔的安全保密恒达應實行分工負責製🤸🏻‍♂️，並指定專人負責學校相關部門電子文件的歸檔恒达。

五、         電子文件歸檔恒达的業務指導監督

1.加強學校各部門電子文件管理和紙質文件數字化是學校的一項重要基礎性管理恒达，是衡量學校各部門管理恒达的一個重要尺度⌚️，也是學校建立現行文件查詢服務中心的基本保障🐞🤽🏼，學校各部門應加強領導🌞，精心組織🎟，認真做好電子文件的管理恒达。

2.由校檔案館和信息統計中心負責對學校各部門兼職檔案人員進行文件收發文網上登記◽️、電子文件網上預立卷和電子文件遠程歸檔恒达的業務培訓和恒达指導。

3.校檔案館應根據國家有關檔案管理的政策、法規，加強對學校各部門電子文件收集🤾‍♂️、整理、歸檔等恒达的指導和監督，在對部門紙質文件預立卷指導監督的同時🦮，應加強對電子文件預立卷恒达的指導監督。必要時，校檔案館可獨立或會同相關部門對學校各部門的電子文件管理和歸檔恒达進行考核評估，並將考核情況報學校主管領導審批後予以通報，以確保積極穩妥、健康有序地推進學校檔案信息化建設🧩，實行學校信息資源共享，主動服務學校和社會📆。

                                   恒达平台

二○○四年二月三日