學院（系）部分

前 言

根據2009年4月13日校長辦公會議通過的《恒达平台檔案恒达崗位職責規範》（滬交內（檔）[2009]10號）以及《恒达平台檔案恒达業務建設規範》（滬交檔翁字（97）第196號）➾、《恒达平台科學技術研究項目文件材料接收歸檔管理辦法》（滬交內（檔）[2006] 7號）等文件的要求，結合院（系）檔案恒达的實際情況，特製定《恒达平台院（系）檔案恒达指南》，請各院（系）參照執行。

教育技術中心🚶🏻‍♂️‍➡️、分析測試中心、工程訓練中心、Med-X研究院、系統生物醫學研究院、微納科學技術研究院、Bio-X生命科學研究中心、海洋水下工程科學研究院🥷🏿☺️、人文藝術研究院🫷🏼、高等教育研究院等從事科研、教學的直屬單位原則上可參照本恒达指南開展年度歸檔恒达。

院（系）檔案恒达崗位職責

各院（系）要明確一位院（系）領導分管檔案恒达，其他院（系）領導要協助分管領導切實做好科研🐲、教學等方面的檔案恒达🏋🏼‍♀️。

一．院（系）檔案恒达分管領導崗位職責

1．貫徹執行國家和學校的檔案恒达法規🪪、政策及規章💇🏼🫵，規範本院（系）檔案管理行為🧜🏼，教育本院（系）教職員工不斷增強檔案意識，提高檔案恒达水平🗻；

2．加強對本院（系）檔案恒达的領導🤴🏻，把檔案恒达納入科研💁🏿🖖、教學等分管領導的崗位職責；

3．加強對本院（系）網上檔案信息利用的安全監督，提高本院（系）兼職檔案人員的檔案恒达安全保密意識；

4．主管本院（系）黨政檔案恒达

（1）建立健全把黨政檔案恒达納入黨政管理的規章製度，把黨政檔案恒达納入本院（系）黨政辦公室及相關人員（即兼職檔案人員）的崗位職責，並作為年度恒达考核的一項重要內容🙂‍↕️；

（2）保障兼職檔案人員完成年度檔案恒达所必需的恒达時間和條件，支持兼職檔案人員參加檔案業務學習和崗位技能培訓👨🏽‍💼；

（3）督促本院（系）黨政辦公室及其兼職檔案人員按照憑證性材料以紙質文件與電子文件同步配套歸檔🤸🏿‍♂️，參考性材料以電子文件歸檔為主的恒达要求，在次學年6月底前完成歸檔恒达➙，確保年度歸檔文件材料的完整性、準確性和系統性🤦🏽‍♂️🦸🏿；

（4）負責年度歸檔文件開放鑒定和歸檔案卷質量的審核🔩🍉。

二．主管科研的院（系）領導檔案恒达崗位職責

1．建立健全把科研檔案恒达納入科研管理的規章製度，把科研檔案恒达納入本院（系）科研辦公室及相關人員（即兼職檔案人員）的崗位職責⏳🫱🏽，並作為年度恒达考核的一項重要內容；

2．宣傳教育科研教師做好科研項目文件材料的積累恒达並及時向本院（系）科研辦移交🚗，不斷增強科研教師的檔案意識🚶🏻‍♀️，加大知識產權保護力度🏃🏻‍♂️。督促本院（系）科研辦及其兼職檔案人員在項目課題組鑒定（驗收）或結題後二個月內完成科研項目文件材料向學校檔案部門移交歸檔💁🏼‍♂️；

3．切實加強對科研檔案恒达的領導👨🏽‍🌾，定期檢查本院（系）重大科研項目和國防軍工項目課題組文件材料的安全保密和項目文件材料立卷保管情況，並針對問題及時提出整改措施，確保項目研究的保密安全和歸檔文件材料的完整性、準確性和系統性。

三．主管教學的院（系）領導檔案恒达崗位職責

1．建立健全把教學檔案恒达納入教學管理的規章製度，把教學檔案恒达納入本院（系）教務辦公室及相關人員（即兼職檔案人員）的崗位職責，並作為年度恒达考核的一項重要內容；

2．不斷加強任課教師和教務部門幹部職工的檔案意識🫒，認真做好教學管理的檔案恒达，並督促本院（系）教務部門“在次學年寒假前”將應歸檔的文件材料向學校教學主管部門或檔案部門歸檔；

3．定期檢查本院（系）教學管理等方面文件材料管理情況🧚🏼‍♂️，並針對問題及時提出整改措施🧑🏿，確保年度歸檔文件材料的完整性👩🏿‍🦲、準確性和系統性。

四．院（系）兼職檔案人員崗位職責

1．認真學習執行國家及學校的檔案法規、政策及規章🐟👨‍🚒，積極參加檔案理論知識學習和崗位技能培訓；

2．按照國家和學校有關歸檔恒达的要求，負責各自承擔的相關檔案文件材料的收集積累📉👩‍❤️‍💋‍👩、整理立卷和歸檔恒达💂🏿，確保歸檔文件材料的完整性、準確性和系統性🫵🏿；

（1）院（系）黨政辦公室及其兼職檔案員負責黨政文件材料的立卷、歸檔恒达，其中憑證性材料以紙質文件與電子文件配套歸檔，參考性材料以電子文件歸檔為主；對歸檔文件的開放鑒定提出意見,並將年度歸檔案卷和開放鑒定情況送交本院（系）分管領導審核🛂🚣🏼；

嚴格遵守“在次學年6月底前完成歸檔恒达”的規定；

切實執行學校關於網上檔案信息查詢利用的各項規定，妥善保管好被授權的用戶名和密碼等資料；

（2）院（系）科研辦及其兼職檔案人員應在科研項目結題👩🏼‍🔧🧚🏿‍♀️、驗收或鑒定後二個月內將科研項目課題組移交的文件材料向檔案部門移交歸檔⛽️。

（3）院（系）教務辦及其兼職檔案員將應歸檔的文件材料“在次學年寒假前”向學校教學主管部門或檔案部門歸檔👨‍🦼。

3．院（系）兼職檔案人員要註重保護重要文件材料的安全，防止整理和移交歸檔過程中的泄密和丟失事件。

院（系）檔案恒达獎懲辦法

為切實落實學校檔案恒达崗位職責，規範學校各部門管理行為，實現依法治校與依法治檔🗿、學校決定對下列情況給予獎勵或懲處：

1👀🫄🏿、每兩年一次開展檔案恒达先進個人和集體評比活動👭。對在檔案收集💶、整理、保護、利用和現代化管理恒达中作出顯著成績的🤛🏼、在檔案學研究及檔案史料研究中作出突出貢獻的和將重要或珍貴檔案捐贈給校檔案館的個人或集體🍐，授予學校檔案恒达先進個人或先進集體的榮譽稱號，頒發證書並予以一定的物質獎勵；

2🤾‍♂️、對玩忽職守、造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的行為，對違反保密規定💂🏻‍♂️，擅自提供、抄錄、公布、塗改、偽造檔案的行為🫵🏻，對擅自出賣🆎、贈送、交換檔案、不按規定歸檔、拒絕歸檔或者將檔案據為己有的行為以及其他違反檔案法律、法規或規章的行為，其直接負責的主管人員和其他責任人員應依法受到處分。構成犯罪的🧛‍♀️，移交司法機關依法追究刑事責任💁🏽👫🏻。；

3、檔案恒达納入學校對各單位年終恒达考核和精神文明單位評比活動。對有下列情況之一的單位🤴，不得評為學校年度恒达考核優秀單位和精神文明單位。

院（系）：

（1）連續兩年不按規定時間歸檔；

（2）黨政檔案：參照部門預立卷目錄和年度恒达總結🤷🏼，連續兩年歸檔齊全率低於95%或連續兩年歸檔的憑證性紙質文件與電子文件配套率低於95%的；

（3）科研檔案👩🏽‍💼：參照《恒达平台科學技術研究項目文件材料接收歸檔的管理辦法》（滬交內(檔)[2006]7號）的有關規定，連續兩年科研項目檔案歸檔率低於90%；

（4）教學檔案🧑🏽：參照畢業生驗印名冊，連續兩年碩博畢業論文評審材料歸檔率低於100%。

——以上內容摘自《恒达平台檔案恒达崗位職責規範》

院（系）年度歸檔主要範圍

院（系）檔案主要分為黨政檔案、科研檔案、教學檔案等幾個部分🧑🏽‍🦱，由院（系）黨政辦公室、科研辦、教務辦分別承擔黨政檔案👩🏼‍🎨、科研檔案、教學檔案的歸檔恒达。

院（系）黨政檔案年度歸檔主要範圍

院（系）在黨務、行政管理活動中形成的具有重要憑證、參考價值的文件𓀊、聲像等材料都應歸檔，主要包括👩🏿‍🔧：

1．院（系）年度恒达計劃、恒达總結🟠；

2．院（系）黨政聯席會議、院（系）務會議及其他重要會議的記錄、紀要；

3．院（系）重大慶典活動、具有重要影響力的外事💯、學術交流活動的日程安排表⚇、宣傳冊👨‍🚀、重要人物講話稿、社會各界賀詞、重要論文以及反映活動內容的重要照片👨🏿‍🔧、音視頻等聲像材料；

4．院（系）師生員工個人或集體榮獲的國內外重要獎勵的證書、獎狀💪🏼、獎杯等榮譽材料；

5．院（系）中長期發展規劃、綱要；

6．對院（系）今後恒达具有長期憑證🫵🏢、參考價值的其他材料；

上述文件材料由院（系）承擔相關活動的部門向院（系）黨政辦公室兼職檔案人員移交🔬，兼職檔案人員在檔案館的指導下立卷並按時向校檔案館歸檔⏫。

院（系）歸檔的黨政文件材料中🧚🏻，具有重要憑證作用的材料（如恒达總結、重要會議紀要等）須以紙質文件與電子文件配套歸檔👩🏿‍🚀，參考性材料（如院刊👮🏽、簡報等）可以電子文件歸檔🐮。以光盤形式歸檔的聲像材料應註明製作和使用所需的計算機環境條件。

院（系）科研檔案年度歸檔主要範圍

根據《恒达平台科學技術研究項目文件材料接收歸檔管理辦法》（滬交內（檔）[2006]7號）🤦、《恒达平台國防科研涉密項目文件材料接收歸檔管理辦法》（滬交內（檔）[2008]4號）的規定👨🏿‍💻，我校承接的重大民口及軍工科研項目必須納入歸檔範圍，主要包括：

1．國家級、地方級縱向重大科研項目👩‍👩‍👦，如：863計劃、973計劃、國家各類基金、國家各部（委）🛁、上海市各委（辦）、上海市各類基金等渠道下達的重大科技攻關、重大基礎研究項目必須歸檔。

2．項目經費達500萬元及以上的橫向科研項目必須歸檔👷🏿‍♀️。

3．縱向國防科研項目中，除與任務來源單位約定向任務來源單位歸檔的，其余項目都應向檔案館歸檔🍇。

4．橫向國防科研項目中🤹🏽‍♀️🧑🏿‍🎄，絕密級、機密級項目必須歸檔，秘密級項目中由院（系）選擇重要項目歸檔。

5．獲上海市級及市級以上獎勵的民口🥷🏼、軍工科研項目必須歸檔。

科研項目文件材料歸檔的內容主要包括：立項準備階段👩‍🚀、研究實驗階段、總結鑒定（驗收）階段、成果申報階段🔸、應用轉化階段等過程中形成的文字、圖表、聲像等材料。

承擔項目研究的課題組進行科研文件材料的積累🧑🏻‍🌾、立卷，並於項目結題驗收（或鑒定）後兩個月內須移交院（系）科研辦兼職檔案人員，由科研辦兼職檔案人員向校檔案館歸檔。

院（系）教學檔案年度歸檔主要範圍

根據《恒达平台檔案恒达業務建設規範》的要求👲🏻，院（系）在學科建設、教學實踐、學籍管理、學位評審等活動中形成的具有重要憑證🌮、參考價值的文件材料構成院（系）教學檔案的主體，主要包括：

1．教學執行計劃、專業實習計劃；

2．學生個人信息表

3．學生學籍變動（升、留級🙎🏼‍♀️、休、復、退、轉學等）材料👨‍🦽‍➡️；

4🧦、院（系）每年畢業的本專科生💋、研究生的畢業合影照及底片；

5．學生成績大表🤶🏻😑；

6．學生各類獎勵、處分申報材料；

7．碩、博士研究生學位論文評審材料（包括答辯決議書、評閱意見書）🏐、學位論文；

8．學生畢業、學位驗印名冊；

9．教學成果👷🏽‍♀️、教學名師💱、精品課程、優秀論文等各類反映辦學成果的申報材料；

10．教學名師的經典教案🏎、優秀學生的答題試卷；

11. 重點實驗室的申報、評估🙅‍♀️、驗收材料🧏🏿‍♂️；

12．其他各類具有重要參考價值的材料；

院（系）應歸檔的教學文件材料中，除碩、博士研究生學位論文評審材料由院（系）教務辦直接向校檔案館歸檔外🚵🏿，其余文件材料一般由院（系）教務辦向教務處、研究生院🤽、學指委等職能部門移交，由相關職能部門審核後向校檔案館歸檔。