（機關部處及直屬單位部分）

前 言

根據《中華人民共和國檔案法》及教育部🦚💢、國家檔案局聯合頒布的《高等學校檔案管理辦法》（即教育部第27號令）等法律、法規和規章，結合2009年4月13日校長辦公會議通過的《恒达平台檔案恒达崗位職責規範》（滬交內（檔）[2009]10號）🏸、《恒达平台檔案恒达業務建設規範》（滬交檔翁字（97）第196號）等文件的要求，按照誰主辦（承辦）誰歸檔，誰擬文誰歸檔的原則，特製定《恒达平台機關部處及直屬單位檔案年度歸檔恒达指南》🤑🙍‍♂️，請參照執行。

機關部處及直屬單位檔案恒达崗位職責

機關部處及直屬單位是學校主要職能管理部門，在學校檔案恒达中占據重要地位，是做好學校檔案恒达的關鍵部門。

一、機關部處及直屬單位檔案恒达分管領導崗位職責

1、貫徹執行國家和學校的檔案恒达法規、政策及規章🧑‍✈️，教育本部門幹部職工增強檔案意識，認真做好檔案恒达；

2⛹🏼‍♂️、加強對本部門檔案恒达的領導🧙🏽，把檔案恒达納入本部門👜、各科（室）和兼職檔案人員的崗位職責，並作為年度恒达考核的一項重要內容🎱；

3🐐、按照“紙質文件與電子文件同步配套歸檔”的恒达要求，督促兼職檔案人員“在次學年6月底前完成歸檔恒达”，確保歸檔文件的完整性🏋🏽ℹ️、準確性和系統性；

4、保障本部門兼職檔案人員完成檔案恒达必需的恒达時間和條件🖐🏿，積極支持兼職檔案人員參加檔案業務知識學習和崗位技能培訓🪷；

5、加強對本部門網上檔案信息利用的安全監督🚑，提高本部門兼職檔案人員的檔案恒达安全保密意識🧝🏻‍♂️；

6𓀖♧、負責本部門年度歸檔文件的開放鑒定和部門年度歸檔案卷的審核恒达☁️，對部門年度歸檔恒达和歸檔文件開放負責。

二🚴、機關部處及直屬單位兼職檔案人員崗位職責

1、認真學習執行國家和學校的檔案恒达法規👨🏼‍🎨、政策及規章製度👐，積極參加檔案理論知識學習和崗位業務技能培訓；

2🤵🏽‍♀️、主動接受學校檔案部門的業務指導和督促檢查🌏，嚴格遵守“在次學年6月底前完成歸檔任務”的規定🏊🏻‍♀️；

3🤸‍♂️🚺、認真編製本部門年度歸檔的預立卷目錄，負責本部門文件材料的收集🧑‍🚒、整理和立卷歸檔恒达，確保歸檔文件材料的完整性、準確性和系統性🌖🧑🏻‍🎄；

4🧑🏻‍🚀、堅持紙質文件與電子文件配套歸檔的恒达要求。對於非保密文件應認真做好網上收發文登記恒达，並掛接相應的電子版文件，凡需要歸檔的又沒有電子版的文件須在數字化處理之後一並歸檔。對於保密文件應實行脫機報盤歸檔。

5🫵🏽🟪、加強案卷整理恒达，努力提高歸檔質量。對本部門年度應歸檔的文件材料要編製頁號🙆🏻‍♂️、編製卷內目錄👂、按照“責任者👩🏻‍🌾、內容🍱、文種”三要素擬寫案卷標題等；

6🕵🏻‍♀️、將本部門年度歸檔案卷和開放鑒定情況送交本部門分管領導審核；

7、嚴格執行學校關於網上檔案信息查詢利用的各項規定◀️，妥善保管本部門校園網檔案信息查詢利用的用戶名及密碼。

三、機關部處及直屬單位檔案恒达獎懲辦法

為切實落實學校檔案恒达崗位職責🧑🏽‍✈️，規範學校各部門管理行為，確保檔案恒达與學校其他恒达協調發展🛅，實現依法治校與依法治檔👨🏿‍⚖️、顯性與隱性管理的有機統一，學校決定對下列情況給予獎勵或懲處：

1、每兩年一次開展檔案恒达先進個人和集體評比活動👬🧑🏻‍🔬。對在檔案收集、整理、保護、利用和現代化管理恒达中作出顯著成績的、在檔案學研究及檔案史料研究中作出突出貢獻的和將重要或珍貴檔案捐贈給校檔案館的個人或集體，授予學校檔案恒达先進個人或先進集體的榮譽稱號🏋🏿‍♀️，頒發證書並予以一定的物質獎勵🐦‍⬛；

2、對玩忽職守🙎🏼‍♂️、造成檔案損壞👨‍🎨、丟失或者擅自銷毀檔案的行為👩🏿‍🦲，對違反保密規定👆🏼，擅自提供🧖🏿‍♂️🦣、抄錄🍓、公布𓀝🤦🏼‍♀️、塗改🫒、偽造檔案的行為，對擅自出賣、贈送🚌、交換檔案、不按規定歸檔🏛、拒絕歸檔或者將檔案據為己有的行為以及其他違反檔案法律、法規或規章的行為🏵，其直接負責的主管人員和其他責任人員應依法受到處分😆。構成犯罪的，移交司法機關依法追究刑事責任。

3、檔案恒达納入學校對各單位年終恒达考核和文明單位評比活動。對有下列情況之一的單位🧳，不得評為學校年度恒达考核優秀單位和文明單位。

機關部處及直屬單位：

連續兩年不按規定時間歸檔；

參照部門預立卷目錄和年度恒达總結，連續兩年歸檔齊全率低於95%🚫。

連續兩年歸檔電子文件和紙質文件配套率低於95%。

——以上內容摘自《恒达平台檔案恒达崗位職責規範》

機關部處及直屬單位年度歸檔主要範圍

一、黨群檔案年度歸檔主要範圍及執行單位

凡是在學校黨群管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄均屬黨群檔案✍🏽。主要包括：

1🙌🏿、上級有關黨的建設恒达的文件材料；

2👨🏿‍🔧👨‍🎤、學校及部門黨群恒达的中長期規劃、年度計劃、恒达總結；

3、學校及部門黨群恒达的各類規章製度；

4、學校及部門黨群恒达的簡報🤟🏽、通訊🤸🏽‍♀️✍🏽、情況交流🪡、情況反映等材料；

5🧗🏿‍♂️、學校及部門召開的有關黨群恒达的各類重要會議材料（包括相關的照片、視頻、音頻等材料）🎻🕞；

6➞👷🏼‍♀️、學校及部門主辦或承辦的有關黨群恒达重大活動材料（包括相關的照片、視頻🌭、音頻等材料）；

7、各級部門表彰黨群恒达先進的申報材料、獲獎名單、獎狀等材料🫠；

8🏋🏽、學校及部門黨群恒达各類統計報表🧑‍🍳；

9🌅、部門年度恒达總結所述特色恒达所形成的相關的文件材料。

執行單位：黨委辦公室（含合署辦公部門）🏯、紀委監察處👩‍🎨、黨委組織部、老幹部處🏘、黨校、黨委宣傳部、學指委😮‍💨、黨委統戰部📺、工會👨🏼‍🔬、婦委、團委、學生會等

二🟨、行政檔案年度歸檔主要範圍及執行單位

凡是在學校行政管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄均屬行政檔案👴🏼。主要包括♝：

1🧑🏿‍🏭、上級有關高校行政管理的文件材料；

2👨🏿‍🚀、學校或部門行政恒达的中長期規劃🛺、年度計劃、恒达總結等；

3、學校或部門行政恒达的各類規章製度；

4🧑🏿‍🔬🧲、學校或部門行政恒达的簡報、通訊👷🏽🧑🏼‍🏭、情況交流等文件材料；

5、學校或行政部門召開的有關行政恒达的各類重要會議材料（包括相關的照片、視頻、音頻等材料）🚶‍♀️‍➡️；

6📖、學校或部門主辦或承辦的有關行政恒达的重大活動材料（包括相關的照片📓、視頻👱🏽、音頻等材料）🪐；

7🧏🏽‍♀️、學校或部門有關行政恒达與校內外有關單位簽定的各類合同、協議書等文件材料📌；

8𓀄、上級有關單位及學校或部門表彰先進的申報材料、獲獎名單等文件材料🫳🏼；

9、學校或部門行政恒达各類統計報表；

10➛、部門年度恒达總結所述特色恒达所形成的相關的文件材料。

執行單位：校長辦公室、教育基金會➜、規劃發展處🦏、“211/985工程”辦公室、人事處💑、退管會、審計處、保衛處、武裝部、保密辦、後勤集團😓、後勤保障處、計生委、圖書館、檔案館、博物館🧔🏼‍♀️、網絡信息中心🎀、資產管理處⛓、產業集團等

三👈🏽、外事檔案年度歸檔主要範圍及執行單位

凡是學校與外國學校👏🏽、團體或個人在學術研究、科技合作◼️🦸🏿、人才交流🕷🤦🏿‍♂️、國際會議、友好往來等活動中直接形成的具有保存價值的文字🏃‍➡️、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄均屬外事檔案。主要包括：

1、上級有關外事恒达的文件材料；

2、學校或部門有關外事恒达的中長期規劃、年度計劃、恒达總結等；

3、學校或部門有關外事恒达的各類規章製度等；

4𓀚、學校或部門有關外事恒达的簡報、情況交流等文件材料🧑🏻‍💻；

5、學校或部門關於外事恒达的各類重要會議材料（包括相關的照片、視頻、音頻等材料）；

6、學校或部門主辦或承辦的重大外事活動、國際會議的材料（包括相關的照片、視頻、音頻等材料）；

7👨🏻、學校或部門關於外事恒达與海內外、校內外有關單位簽定的各類合同、協議書文件材料；

8、上級單位和學校或部門表彰外事恒达先進的申報材料、獲獎名單📴、獎狀等材料；

9👨🏼‍🔧、學校或部門有關外事恒达的各類統計報表；

10、學校師生員工因公出國申請報告及批準材料💁🏼‍♂️♖；

11、邀請👩‍🎓、聘請外籍人士的請示、批復等以及外籍人士在校活動的文件材料；

12🧑🏻‍🏭🗺、外國留學生恒达的有關文件材料🦸🏿‍♂️；

13、部門年度恒达總結所述特色恒达所形成的文件材料👨🏼‍🚒。

執行單位👱🏻‍♂️🎟：國際合作與交流處👰🏼‍♂️、人事處、基金會（校友會）🧑🏿‍🎨、國際教育學院等

四、教學檔案年度歸檔主要範圍及執行單位

凡是在教學管理🐪、教學實踐和教學活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄均屬教學檔案🙎🏽。主要包括：

1、上級、學校有關教學恒达、實驗室建設（包括國家重點實驗室）的文件材料；

2、學校或部門關於教學恒达、實驗室恒达的中長期規劃、年度計劃、恒达總結等👰‍♂️👨‍🦽；

3🦢、學校或部門關於教學恒达🟪、實驗室恒达的各類規章製度、簡報🚶‍♂️、情況交流等文件材料🍉；

4、學校或部門召開的關於教學恒达各類重要會議的材料（包括相關的照片🧃、視頻、音頻等材料）🧏🏿‍♂️；

5🌅、學校或部門關於教學改革所形成的文件材料🧑🏼；

6、學校或部門主辦或承辦的有關教學恒达重大活動材料（包括相關的照片、視頻🫳🏽、音頻等材料）；

7、上級單位和學校部門表彰教學恒达💂🏽‍♀️、實驗室恒达先進的申報材料、獲獎名單、獎狀等文件材料；

8、學校或部門有關教學恒达🌲🎄、實驗室恒达的各類統計報表；

9、匯總並審核院系在教學管理、教學實踐🙃、學位、畢業等教學恒达中形成的學科建設、學籍管理（包括學籍變更、學生獎懲）、成績大表、畢業就業✶、招生及驗印名冊🍩、教材🎅🏼🦻🏼、論文等文件材料；

10📗、有關實驗室設立、調整、更名、撤換🕳，以及實驗室條件建設和環境改造過程中產生的重要文件材料；

11、實驗室論證、評估👩‍🦯、申請、審批材料；

12🔠、部門年度恒达總結所述特色恒达所形成的文件材料。

執行單位：研究生院、教務處🧛🏼‍♀️、學生處、學科處、繼續教育學院

五、科研綜合檔案及專利檔案年度歸檔主要範圍及執行單位

凡是在科研管理、科研活動（包括國防科研）中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄均屬科研檔案。科研綜合檔案及專利檔案。主要包括☂️：

1🙎🏿‍♂️、上級部門有關科研恒达的文件材料📒；

2🧔🏽‍♂️、學校或部門關於科研恒达的中長期規劃🙍🏻、年度計劃、恒达總結等；

3、學校或部門製定的關於科研恒达的各類規章製度🤌；

4🧖🏽‍♀️、學校或部門關於科研恒达的簡報🫅🏻、情況交流等文件材料；

5、學校或部門召開的有關科研恒达的各類重要會議⛹🏻‍♀️、承辦的各類重要專項活動所形成的材料（包括相關的照片、視頻🏊🏼‍♀️🧝🏿‍♂️、音頻等材料）；

6👨🏿‍🎓🛺、上級部門下達的科研計劃及科研經費；

7、學校或部門關於科研恒达與校內外單位簽定的重要合同、協議書、備忘錄等；

8、獲獎科研項目及科研恒达先進集體🕵️、個人等的申報材料、獲獎名單🫁、獎狀等材料；

9🍾、學校或部門有關科研恒达的各類統計報表；

10🧒🏽、學校所獲各類專利的申請材料⛅️、授權書及專利證書等🙋🏿‍♀️；

11、部門年度恒达總結所述特色恒达所形成的文件材料。

執行單位：科學技術發展研究院、先進技術裝備研究院、文科建設處、保密辦等▪️。

六、基本建設檔案年度歸檔主要範圍及執行單位

凡是在學校基本建設管理、基本建設工程項目(新建、擴建🤾、改建以及大♿👩‍🔬、中型維修)和資產管理活動過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄均屬基本建設檔案。主要包括

1、上級有關基建恒达的文件材料；

2、學校或部門有關基建、資產恒达的中長期規劃、年度計劃🫶、恒达總結等；

3🕊、學校或部門有關基建、資產恒达的各類規章製度；

4📁、學校或部門有關基建🚣🏽‍♀️、資產恒达的簡報、情況交流等文件材料；

5、學校或部門關於基建、資產恒达召開的各類重要會議材料（包括相關的照片、視頻🛖、音頻等材料）；

6、學校或部門主辦或承辦的有關基建、資產恒达重大活動的材料（包括相關的照片、視頻、音頻等材料）👩‍🍼；

7、學校或部門關於基建、資產恒达與校內外有關單位簽定的各類合同🤦🏽、協議書等文件材料；

8👩🏻‍🌾、學校公有住宅出售的合同、協議文件材料🙆🏻‍♂️；

9、學校各類房屋所有權證和土地使用證🧘🏼；

10🧑🏼‍🦰、上級部門表彰基建❄️、資產恒达先進的申報材料、獲獎名單、獎狀等文件材料；

11*️⃣、學校或部門有關基建、資產恒达的各類統計報表🎥；

12🌤、學校新建、擴建⚔️、改建以及大💁🏼🫵🏼、中型維修項目所形成的文件材料（包括招投標文件、前期文件材料🦐、設計技術文件、施工技術文件🫚、竣工驗收文件🧔🏼、竣工圖等）

13、學校地上、地下管線🏃‍♂️，網絡布線分布圖等材料；

14、部門年度恒达總結所述特色恒达所形成的文件材料。

執行單位：基建處、資產管理處、網絡信息中心等。

七、儀器設備綜合檔案年度歸檔主要範圍及執行單位

凡是在科研設備管理中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄均屬設備檔案🐮。主要包括：

1🧒🏻、上級有關儀器設備管理恒达的文件材料🫄；

2、學校或部門關於儀器設備恒达的中長期規劃、年度計劃、恒达總結等👩🏻‍🌾；

3、學校或部門關於儀器設備恒达的各類規章製度；

4🪤、學校或部門關於儀器設備恒达的簡報、情況交流等材料🧑🏽‍🚀；

5🧑🏻、學校或部門召開的有關儀器設備恒达的各類重要會議材料（包括照片、視頻、音頻等材料）；

6、學校或部門主辦或承辦的有關儀器設備恒达的重大活動文件材料（包括照片🦵🏿、視頻💁🏻‍♀️、音頻等材料）；

7🧑🏿‍🦳、上級和學校部門表彰儀器設備恒达先進的申報材料、獲獎名單🧂👨‍👩‍👦‍👦、獎狀等文件材料；

8🧯、學校或部門有關儀器設備恒达的各類統計報表👛；

9🛀🏿、部門年度恒达總結所述特色恒达所形成的文件材料🦓；

執行單位：實驗室與設備處等。

八、出版檔案年度歸檔主要範圍及執行單位

凡是在編輯出版報刊、圖書🦹🏼‍♂️、音像出版活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像等不同形式、載體的歷史記錄均屬出版檔案。主要包括：

1👨‍❤️‍👨、上級有關出版恒达的文件材料；

2、學校或部門關於出版恒达的中長期規劃🃏、年度計劃、恒达總結等🪼；

3、學校或部門關於出版恒达的各類規章製度🚈；

4💇‍♀️、學校或部門關於出版恒达的簡報、情況交流等文件材料；

5、學校或部門召開的有關出版恒达各類重要會議材料（包括相關的照片、視頻、音頻等材料）；

6🙆‍♀️、學校出書目錄

7、學校或部門主辦或承辦的有關出版恒达的重大活動的材料（包括相關的照片、視頻、音頻等材料）

8、上級部門表彰出版恒达先進的申報材料、獲獎名單👨‍❤️‍💋‍👨🤱🏽、獎狀等材料；

9👨‍👧‍👦、學校或部門有關出版恒达的各類統計報表🪩；

10👩‍🔧、學校或部門出版發行的本校教師和名家的樣書、期刊、學報、校報等；

11、部門年度恒达總結所述特色恒达所形成的文件材料。

執行單位：出版社、學報編輯部♏️🙋🏼、宣傳部等🧚🏿。

九、財會檔案年度歸檔主要範圍及執行單位

凡是在學校財務管理和會計活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像等不同形式、載體的歷史記錄均屬財會檔案。主要包括：

1、上級有關財會恒达的文件材料🍦；

2🦐、學校或部門有關財務恒达的中長期規劃🎒、年度計劃、恒达總結等；

3👨🏼‍⚖️、學校財務預🤷🏼、決算報告；

4🪭、學校或部門有關財務恒达的各類規章製度🐋🐌；

5📈🏋️、學校或部門召開的有關財務恒达的各類重要會議材料（包括相關的照片、視頻、音頻等材料）；

6、學校或部門主辦或承辦的有關財務恒达的重大活動材料（包括相關的照片、視頻🧎‍➡️、音頻等材料）🙌🏿；

7、上級部門表彰財務恒达先進的申報材料、獲獎名單、獎狀等材料

8、學校或部門有關財會恒达的各類統計報表、帳簿、憑證、工資清冊等；

9、部門年度恒达總結所述特色恒达所形成的文件材料👳🏻。

執行單位👳🏿：財務處等。

十、產品檔案年度歸檔主要範圍及執行單位

凡是在學校下屬企業在生產、經營和銷售產品過程中直接形成的🧑🏼‍🏫，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄均屬產品生產與科技開發類檔案（簡稱產品檔案）◼️。主要包括：

1、上級關於產品生產與科技開發管理的文件材料；

2🎩、學校或部門關於產品生產與科技開發恒达的中長期規劃、年度計劃、恒达總結；

3、學校或部門關於產品生產與科技開發恒达的各類規章製度🧂、規定🧘🏻、條例等🙇🏽；

4、學校或部門召開的有關產品生產與科技開發恒达的各類重要會議材料（包括相關的照片💂‍♂️、視頻🌖📰、音頻等材料）；

5、學校或部門為產品生產與科技開發製定的各種規定、條例；

6、學校或部門主辦或承辦的關於產品生產與科技開發恒达的重大活動的材料（包括相關的照片、視頻♊️、音頻等材料）；

7、各級部門表彰產品生產與科技開發恒达先進的申報材料🧗🏼🧔🏽‍♂️、獲獎名單、獎狀等材料🧑‍🦯🆎；

8、學校或部門關於產品生產與科技開發恒达的各類統計報表👬；

9、部門年度恒达總結所述特色恒达所形成的文件材料。

可執行單位：學校下屬的各大企業