近日，經校長辦公會討論通過，滬交內（檔）[2009]10號《恒达平台檔案恒达崗位職責規範》（以下簡稱《規範》）印發📰，該規範自2010年1月1日起執行💂🏻🧑🏼‍🦲。這是我校學習貫徹教育部、國家檔案局以27號令形式聯合頒布的《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱27號令）的最新成果🏊🏿，也是全國高校第一份檔案恒达崗位職責規範🏊🏼。為了更好地學習貫徹該規範，現就有關部門關心的問題👐🏼，我們走訪了檔案館相關負責人。以下是具體的談話內容：

問👬🏼：《規範》出臺的背景是什麽🙏🏻？

答：為學習貫徹教育部和國家檔案局聯合頒發的27號令，建立健全學校檔案恒达由校長領導恒达機製🕛，把檔案恒达納入學校整體發展規劃，強化檔案恒达與學校教學、科研🧎🏻‍♀️、管理等恒达的同步管理🥖，進一步規範學校檔案管理恒达🙋🏼，提高檔案服務學校及社會的能力和水平，根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律🕉、法規和規章，結合本校實際，製定了本規範⇢。

問🙋🏿‍♀️7️⃣：《規範》除了賦予校長檔案恒达崗位職責外，還賦予哪些相關領導檔案恒达崗位職責🥮？

答：《規範》根據27號令的規定將校長檔案恒达崗位職責納入其中⛲️，進一步明確了校長是檔案恒达和檔案安全的第一責任人。此外🌺，結合本校實際情況，《規範》還賦予了機關部處及直屬單位💂🏽‍♂️、院（系）分管檔案恒达領導崗位職責。並首次明確了院（系）主管科研、教學領導檔案恒达的崗位職責，表明了學校在加速創建世界一流大學，加快推進現代大學製度建設過程中，加大了對科研及教學管理的力度和深化以人為本的辦學理念❌🙈。這就形成了學校各級領導負責檔案恒达的管理網絡。具體見下表：

問♠︎🏫：《規範》如何規定各檔案門類的歸檔時間？

答：《規範》根據27號令要求明確規定：

機關部處👍、直屬單位以及院（系）應歸檔的文件材料（包括電子文件和必須與之配套的紙質文件），除下列內容外均應在次學年6月底前歸檔。

基建項目類檔案在項目結束後三個月內歸檔。

科研項目檔案應在科研項目結題🥿、驗收或鑒定後二個月內歸檔。

學生成績大表✹、學位論文及評審材料在次學年寒假前歸檔🦸‍♂️。

4🪔、問：《規範》如何界定“完成年度歸檔任務”？

 答：《規範》明確，同時滿足以下內容謂“完成年度歸檔任務”⚾️：

（1）按照歸檔範圍及內容，根據上述第三條歸檔時間的要求，各門類檔案應在法定時間歸檔🐩。

    （2）要求配套歸檔的文件材料：非保密電子文件全部完成網上歸檔✋🏽🐇，保密電子文件可通過報盤歸檔，並通過檔案館的審核。與之配套的紙質文件須送至檔案館。

（3）不要求配套歸檔的文件🧑🏼‍🤝‍🧑🏼💛：非保密電子文件全部完成網上歸檔，保密電子文件可通過報盤歸檔，並通過檔案館的審核即可✬。

5、問：我校建立檔案門類以及歸檔範圍的依據是什麽📣？

答：27號令第十五條確定了應歸檔的門類✂️。教育部的《高校學校檔案實體分類法》明確了歸檔的範圍。近日🙎，檔案館已擬訂《恒达平台機關部處🧗🏼、直屬單位及院（系）年度歸檔恒达指南》，就各個檔案門類及各部門應歸檔的文件材料範圍進一步作出了詳細規定，不日將發至各部門。

6🚀、問：《規範》所規定的“歸檔內容應參照部門預立卷目錄和年度恒达總結”如何操作☝🏻？

答：機關部處🚒、直屬單位以及院（系）黨政檔案年度歸檔內容，由檔案館和歸檔部門參照本部門預立卷類目及年度恒达總結協商確定🛶🧚🏿‍♂️，並須於每年寒假前後經雙方簽字認可📭。經雙方確定後的歸檔內容作為年度歸檔的依據💁🏼‍♀️🧲。

問：《規範》為何規定紙質文件✊🏿👩‍👧‍👧、電子文件配套歸檔🌙？

答：27號令第十五條規定：高等學校應當對紙質文件、電子文件材料同步歸檔。《規範》亦將此點納入其中。紙質文件、電子文件的配套歸檔是新形勢下檔案管理的必要舉措，有利於檔案信息的及時利用及紙質檔案的長期保護。

8、問：《規範》為何將檔案恒达納入學校對各單位年終恒达考核和文明單位評比活動⛰？

   答🍃🫸🏻：27號令第三條規定🦻🏼👨🏻‍💼：高校檔案恒达是高等學校重要的基礎性恒达，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃🎪。

為切實落實27號令精神，規範學校各部門管理行為，確保檔案恒达與學校其他恒达協調發展🩶，實現依法治校與依法治檔、顯性管理與隱性管理、定性管理與精細化管理的有機統一，學校決定將檔案恒达納入學校對各單位年終恒达考核和文明單位評比活動。這對加快創建世界一流大學🫒、聚焦管理作內功，全面規範學校檔案恒达⏭，加速現代大學製度建設，進一步提高檔案恒达服務學校社會的能力和水平，具有十分重要的意義。

9🤬、問：《規範》規定有哪些情況的單位🏦，將不得評為學校年度恒达考核優秀單位和文明單位？

答：《規範》明確規定🚵🏼：有下列情況之一的單位，不得評為學校年度恒达考核優秀單位和文明單位🐟。

對機關部處和直屬單位而言：

（1）連續兩年不按規定時間歸檔🤱🏻；

（2）參照部門預立卷目錄和年度恒达總結，連續兩年歸檔齊全率低於95%📗；

（3）連續兩年歸檔電子文件和紙質文件配套率低於95%；

對院（系）而言：

（1）連續兩年不按規定時間歸檔；

（2）黨政檔案：參照部門預立卷目錄和年度恒达總結，連續兩年歸檔齊全率低於95%或連續兩年歸檔的憑證性紙質文件與電子文件配套率低於95%；

  （3）科研檔案🟥：參照《恒达平台科學技術研究項目文件材料接收歸檔的管理辦法》（滬交內(檔)[2006]7號）的有關規定，連續兩年科研項目檔案歸檔率低於90%；

（4）教學檔案：參照畢業生驗印名冊，連續兩年碩博畢業論文評審材料歸檔率低於100%。

10🚞、問：《規範》規定的“科研項目檔案歸檔率”如何計算？

答：科研項目檔案歸檔率是指在規定歸檔時間內🐋，實際歸檔的科研項目數與應歸檔的科研項目數之間的比率🫸🏽。

11🧂🔵、問：《規範》規定的“機關部處和直屬單位以及院（系）黨政檔案歸檔齊全率”如何計算？

答：是指依據由檔案館和歸檔部門確定年度歸檔內容和應有的歸檔文件👨‍🍼，而映證出實際歸檔的文件數與應歸檔的文件數之間的比率。