各機關部處和直屬單位：
為了進一步推進學校機關部處和直屬單位檔案管理水平⛲️，規範檔案恒达，更好地服務學校教育教學🏋🏽♀️、科研，根據《恒达平台檔案恒达崗位職責規範》（滬交內（檔）[2009]10號）精神➕，擬於今年下半年開展學校檔案恒达先進集體和先進個人評選活動。現將評選有關事宜通知如下💷：
一🚴🏻♂️、評選範圍
1🤷🏽、凡屬我校機關部處和直屬單位的各歸檔基層單位（醫學院除外）均可參加先進集體的評選。
2👩👩👦👦、凡我校機關部處和直屬單位主管檔案恒达的領導和截止到2010年12月底具有連續2年以上基層檔案恒达經歷的人員均可參加先進個人的評選💆🏽♀️♚。
二、評選項目
1、檔案恒达先進個人
2、檔案恒达先進集體
三💛、評選條件
（一）先進集體條件
1🧚🏻♂️、認真宣傳✂️、貫徹🉐、上級頒發的有關檔案恒达的法律、法規，嚴格執行學校有關檔案恒达的規章製度。
2◾️、單位檔案恒达有領導專門負責🧑🦽➡️，並將檔案恒达納入本單位的恒达計劃之中，納入各項規章製度之中🟤，納入有關人員的崗位責任之中🥲。
3、在布置各項恒达的同時提出檔案恒达的要求，在檢查恒达情況的同時檢查或接受檢查相關文件和記錄材料的形成、積累情況，在總結各項恒达的同時驗收或接受驗收檔案材料。
4、完整、及時、準確➕、規範地將本單位恒达中形成的檔案材料收集♻💛、整理、立卷👎🏽、歸檔🧵，案卷質量符合要求。
5🤽🏿、主動與檔案館溝通🧑🦱、協調，完成分管範圍內的檔案恒达，積極參加學校組織的與檔案恒达有關的活動。
（二）先進個人條件
分管檔案恒达的領導:
1、貫徹執行國家和學校的檔案恒达法規、政策及規章，教育本部門幹部職工增強檔案意識，認真做好檔案恒达；
2、加強對本部門檔案恒达的領導，把檔案恒达納入本部門、各科（室）和兼職檔案人員的崗位職責，並作為年度恒达考核的一項重要內容😔🧘🏼♀️；
3🤹♂️🤟🏿、按照紙質文件與電子文件同步配套歸檔的恒达要求，督促兼職檔案人員在次學年6月底前完成歸檔恒达👈🏽，確保歸檔文件的完整性、準確性和系統性；
4🐁、保障本部門兼職檔案人員完成檔案恒达必需的恒达時間和條件，積極支持兼職檔案人員參加檔案業務知識學習和崗位技能培訓🥯；
5、加強對本部門網上檔案信息利用的安全監督，提高本部門兼職檔案人員的檔案恒达安全保密意識；
6📀、負責本部門年度歸檔文件的開放鑒定和部門年度歸檔案卷的審核恒达，對部門年度歸檔恒达和歸檔文件開放負責。
基層檔案恒达人員:
1、認真學習🐈⬛、執行國家和學校的檔案恒达法規0️⃣、政策及規章，積極參加檔案理論知識學習和崗位業務技能培訓；
2、主動接受學校檔案部門的業務指導和督促檢查，除基建項目類檔案外，確保在次學年6月底前完成歸檔任務的規定；
3、認真編製本部門年度歸檔的預立卷目錄💢，負責本部門文件材料的收集👩🏿⚕️🤌、整理和立卷歸檔，確保歸檔文件材料的完整性🚧、準確性和系統性；
4、堅持紙質文件與電子文件配套歸檔的恒达要求。對於非保密文件應認真做好網上收發文登記恒达📢，並掛接相應的電子版文件🙎🏽♀️。凡需要歸檔但沒有電子版的文件須在數字化之後一並歸檔。對於保密文件應實行脫機報盤歸檔🤠；
5🤮、加強案卷整理恒达，努力提高歸檔質量。對本部門年度應歸檔的文件材料編製頁號🆑、編製卷內目錄🧑🏻🦳、按照“責任者🚯、內容、文種”三要素擬寫案卷標題等💥；
6、將本部門年度歸檔案卷和開放鑒定情況送交本部門分管領導審核；
7、嚴格執行學校關於網上檔案信息查詢利用的各項規定🙉，妥善保管本部門校園網檔案信息查詢利用的用戶名及密碼。
（三）有下列情況之一的，不得參加本次先進集體和個人評選
1、連續兩年不按規定時間歸檔；
2、參照部門預立卷目錄和年度恒达總結🤿，連續兩年歸檔齊全率低於95%🧝🏻♂️；
3🛠🟠、連續兩年歸檔電子文件和紙質文件配套率低於95%；
四👺、評選辦法
1、由各部門根據評選條件填寫申報表，由申報單位及個人的所在單位簽署意見後送交檔案館。
2、由部分學校分管領導、校檔案館負責人及院（系）分管檔案恒达負責人組成評審組，根據各單位上報的材料及現場答辯，結合立卷單位恒达實際情況🧚🏽♂️，按照規定的條件集體討論，初步確定先進集體和先進個人。
3🚌、初評結果在校園網上公示👨🏽🍼，並報經學校批準後，正式評選出學校檔案恒达先進集體和個人。
五．答辯要求
1🕟、每個申報單位及個人安排15分鐘答辯時間，其中10分鐘為以ppt演示文稿作現場匯報⛪️，5分鐘為專家提問。
2、匯報材料要求以量化說明，並突出恒达的特色和亮點。
六．獎勵辦法
學校於2011年上半年召開檔案恒达會議👨👩👦👦，對先進集體👨👩👧👧、先進個人進行表彰和獎勵。
七、時間安排
各單位請於2010年12月30日前將申報材料報檔案館。
聯系人：張樺、李弋
電 話：62932664、62932029
恒达平台
二〇一〇年三月二十四日
