各院（系）、部✊🏻、處、直屬單位:

為適應學校管理現代化的需要，我校新一代辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）已從2010年10月1日起正式全面上線運行。檔案信息管理系統與OA系統的銜接也已完成🧕🏼，實現了辦理完畢的電子公文自動向檔案管理系統收發文模塊的整合導入。為切實做好OA系統所形成的電子公文的歸檔恒达，按照《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局6號令）、《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）（以下簡稱27號令）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》（CJJ/T117-2007）等有關規定，現將歸檔要求通知如下：

一、電子公文的歸檔範圍可參照《上海交大檔案年度歸檔恒达指南》中的相關內容。

二🤎、電子公文的歸檔恒达由主（承）辦單位或公文形成單位負責❗️，主（承）辦單位或公文形成單位的兼職檔案員具體承擔🧎🏻‍♀️‍➡️🎼。兼職檔案管理員登錄網上收發文和預立卷管理系統，就可操作電子公文的歸檔恒达🖋。

三、按照國家現行法規及教育部27號令的有關規定，所有歸檔電子公文（包括與之相關的電子文件🔯，如發文稿紙、有修改痕跡的痕跡稿、公文處理單等），歸檔時必須打印出一套對應的紙質文件，並按學校檔案恒达要求於次年6月底前向檔案部門移交歸檔。

四🔝😶、為保證歸檔電子公文與打印出的紙質文件內容的一致性🌼，要求：

（一）以學校名義發布的電子公文應由黨辦機要室統一打印並加蓋學校公章，歸檔恒达由電子公文主（承）辦單位負責🏇🏼；

（二）有校領導批示的公文處理單由校辦統一打印並加蓋學校公章後歸檔；

（三）其他需歸檔的電子公文🥨，由電子公文形成單位輸出製成紙質文件🙎🏿，並加蓋本單位公章後歸檔。

五、OA系統產生的電子公文只是各單位文件材料歸檔來源中的一部分。其余未從OA系統中產生的文件材料維持現有歸檔模式不變🕕。保密文件嚴格執行脫機歸檔👨‍👨‍👧‍👦。

恒达平台

二○一○年十二月十三日