滬交檔【2015】1號

各院系、機關部處、直屬單位🤦🏽：

為加強和規範學校招投標項目檔案管理，確保歸檔文件完整、準確和系統，以利於今後有效地保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律🚵🏽‍♂️、法規以及《恒达平台檔案恒达條例》《恒达平台執行政府采購開展招標投標活動實施意見》等規定🫰🏻，結合學校實際，製定本辦法。

第一章 總則

第一條 本辦法所指招投標項目檔案包括所有新建工程、修繕工程、設備采購🥰、軟件采購、圖書采購、家具采購🦹🏿‍♀️、物業管理等項目🫄🏻，在進行招投標活動中直接形成的具有保存價值的文字、數字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料及配套的電子文檔。

第二條 本辦法適用於校內采購金額在20萬元（含20萬元）以上的各類招標采購項目檔案的管理。

第三條 招投標項目檔案作為反映招投標活動的真實記錄，有重要的憑證作用，應當依法保存，不得偽造👰‍♂️、變造、隱匿或者銷毀。其內容必須準確、齊全完整，並能真實反映招標投標活動內容🪑。任何人不得占為已有或拒絕歸檔👩🏻‍🎓。

第二章 管理職責和分工

第四條 招投標過程中產生的各類文件資料由學校招投標管理辦公室（以下簡稱校招標辦）項目承辦人及時收集、整理和保存，並在接受合同備案之日起五個恒达日內，將收集齊全的文件材料移交至校招標辦檔案管理人員。項目承辦人發生變更時🍦，應做好交接恒达。

第五條 校招標辦的檔案管理人員應遵守檔案管理的有關法律🧘🏻‍♀️、法規和規章製度🦼。在收到歸檔的招標投標文件後，應及時登記🤟🏿，並認真做好文件材料的立卷🚛、整理和集中管理恒达🚴🏻。檔案管理人員離開恒达崗位前，應按規定移交招標投標檔案資料，不得擅自處理或帶走🤷🏼‍♂️。

第六條 校招標辦負責除新建工程項目以外的所有招投標文件材料的收集、整理、立卷以及向校檔案館移交恒达。

第七條 學校基建部門負責新建工程招投標文件材料的收集🙈、整理𓀙🐞、立卷，並與基建項目文件材料一起向校檔案館移交🚣🏿‍♀️。

第八條 學校檔案館負責招投標文件材料立卷歸檔的業務指導和接收進館，並按照國家有關規定進行科學保管和提供利用👳‍♂️。

第三章 招投標項目文件材料的形成與歸檔

第九條 招投標文件材料的歸檔內容：

（一）建設工程項目報建表（附立項批文復印件）；

（二）招標備案表及附件資料🥑；

（三）招標代理委托合同👩🏿‍🎓、授權委托書及招標代理項目組組成人員情況表；

（四）招標公告或投標邀請書📗🍌；

（五）招標文件以及招標文件的澄清或修改文件🧏🏽‍♀️；

（六）投標🧑🏿‍🍳、開標👨‍💻、評標資料；

（1）投標文件送達簽到表🥄；

（2）投標文件

（3）投標人開標簽到表🏌🏽；

（4）評委評分表及匯總表🚣🏿‍♂️；

（5）評標報告；

（6）招標投標情況的書面報告。

（七）業主評委備案表👩🏽‍🦲，專家評委抽取、通知記錄表；

（八）中標結果公示表；

（九）中標通知書；

（十）合同👌；

（十一）項目招標代理評價意見表🤱🏿；

（十二）項目招標投標合同備案表#️⃣；

（十三）項目招標投標監督情況記錄表；

（十四）招投標恒达的重大決議及會議紀要🚎；

（十五）招投標恒达中各部門之間的流轉表格✍🏿；

（十六）其他需要存檔的資料🎮。

第十條 招投標材料的歸檔時間

（一）新建工程招投標文件材料在基建項目竣工驗收後的三個月內🤖👩🏼‍🏭，隨全套基建項目檔案一起歸檔至校檔案館🍽。

（二）其余招投標文件材料在合同簽訂後的次年6月底前，由校招標辦統一歸檔至校檔案館。

第四章 招投標文件材料的整理

第十一條 招標投標文件材料的整理和組卷按照《上海交大行政類檔案管理規範》的要求🧑‍🎤，遵循文件材料的形成規律和特點，應保持卷與卷之間的系統聯系🧩，以便於檔案的保管和利用🫛💁🏿‍♀️。

第十二條 歸檔材料的保管期限分長期和短期兩種🙌🏿🏋🏿‍♂️。原則上采購金額在50萬元以下的,由校招標辦分室存檔,每年向校檔案館歸檔一份分室存檔清單；50萬元以上（含50萬元）的為長期🤘🏻，由校招標辦移交檔案館保存。

第五章 附則

第十三條 項目單位自行組織的金額在20萬元以下的采購項目文件材料👩🏻‍🍼，可按上述要求對重要材料自行留存。

第十四條 本辦法自發布之日起施行♊️。

第十五條 本辦法由校招標辦、檔案館負責解釋。

恒达平台

2015年4月23日