第一章 總 則

第一條 為了進一步加強學校檔案恒达，促進我校檔案事業的建設與發展，維護學校歷史真實面貌，有效地保護和利用檔案，為學校恒达和經濟社會發展服務🤰，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）及其實施辦法、《普通高等學校檔案管理辦法》🤽🏻‍♂️、《上海市檔案條例》等法規文件的精神，結合學校實際，特修訂本條例。

第二條 本條例所稱檔案，是指學校各院（系）⚜️、機關部處及直屬單位從事教學、科研🤳🏿、黨政管理🧑‍🤝‍🧑、基本建設以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字✒️、圖表、聲像及其他載體等形式的歷史記錄。

第三條 學校檔案恒达是辦好學校的一項重要基礎恒达，是衡量學校真實管理水平的一個重要尺度，也是學校改革與發展必不可少的一項重要管理恒达。學校必須把檔案恒达納入學校整體發展規劃🎂，加強對檔案恒达的領導，健全檔案機構🧖🏻，保證人員編製、檔案用房、檔案設施、檔案安全和檔案經費的落實。

學校檔案館具有檔案行政管理和檔案業務管理與服務的雙重職能🧎‍♂️‍➡️。

學校各院（系）、機關部處及直屬單位應加強對部門檔案恒达的領導🪗，把部門的檔案恒达列入議事日程，納入有關人員的崗位職責，作為考核幹部和檢查恒达的重要內容之一，以保證文件材料歸檔特別是紙質文件和電子文件配套歸檔的完整準確和有效利用。

第四條 學校檔案恒达應遵循統一領導、分級管理的原則🪁，維護檔案完整準確💁🏿‍♀️，維護國家機密和教師知識產權👨‍🚀，加速推進檔案信息化建設，方便學校、社會對檔案的利用🏒👣。

第二章 管理體製

第五條 學校檔案恒达由學校直接領導，同時接受上級教育行政管理部門領導和上級檔案行政管理部門的業務指導🏋🏼、監督和檢查。

第六條 學校根據國家有關法規文件精神💆，設立檔案館，為正處級建製。經上海市檔案局核準，其合法權益受法律保護。

第七條 學校確定一名校領導分管檔案恒达🖕🏼。其主要職責是：貫徹國家關於檔案恒达的法律、法規，審批學校有關檔案恒达的規章製度，提出指導意見🤵🏻‍♀️；負責將檔案恒达、檔案信息化建設納入學校的發展規劃和總體規劃👨🏻‍🚀。

機關部處及直屬單位必須有一名主要負責人分管本部門的檔案恒达，並根據所屬單位檔案的收集、整理🛰、立卷🖌🏇🏿、歸檔的實際恒达量設專職或兼職檔案恒达人員👩🏻。

各學院（系）應成立檔案恒达領導小組👩🏿‍🦳，可由一名院領導任組長☝🏻，成員包括院（系）辦公室主任、教務辦負責人、科研辦負責人和組織人事幹事等，具體領導本單位教學、科研、黨群、行政、人物等門類的檔案恒达，並按要求配備好各類檔案恒达的兼職檔案恒达人員。學校各部門檔案恒达分管負責人應對所屬部門的專兼職檔案人員的恒达進行檢查🕤、考核，確保專兼檔案恒达人員從事檔案恒达的必要時間🧝🏻，配備電子文件歸檔及歸檔文件材料數字化所必需的設備。

第八條 檔案恒达是檢查評估一個部門管理水平的重要方面👈🏼。學校對各院（系）、機關部處及直屬單位檔案恒达實行年度實行電子文件與紙質文件配套歸檔的、定性與定量相結合的校園網公示製考核👳🏻‍♂️，並作為學校對各部門年度恒达考核、先進集體評選、文明單位評比時一項重要依據🖋。凡文件材料管理混亂、歸檔情況差或拒絕歸檔的部門不得評為學校先進集體等榮譽稱號♻️💥。

第九條 利用頻繁高又具有一定保管檔案條件的，可根據實際情況在有關職能部門設立分室。檔案分室是學校檔案部門的分支機構👩🏽‍🏭，受檔案部門和業務主管部門雙重領導。

根據有關檔案法律、法規，附屬單位應設檔案分館或綜合檔案室🙅，學校附屬單位的檔案恒达受學校檔案部門和附屬單位雙重領導。

第三章 檔案機構基本任務

第十條 學校檔案部門的基本任務是：

1👩‍🍳、貫徹執行國家有關檔案文博恒达的法規政策🙋🏽‍♂️🧓🏽，規劃全校檔案文博恒达👲🧑🏽‍🎨，製定本校檔案文博恒达的規章製度，並負責監督🤸🏽‍♀️、指導和檢查；

2👷🏼‍♂️、統一管理學校檔案文博恒达，並根據國家有關規定和標準確定學校檔案文博的歸檔範圍、分類標準💠、保管期限和整理規則💪🏻，負責接收（征集）、整理、組卷🏩、鑒定、統計👇🏿、保管、開放和利用學校各類檔案文博和有關資料🧴。

3、開展上海市愛國主義教育基地建設，負責學校校史文物和陳列品的管理恒达及博物館的建設與管理。

4、組織實施檔案文博信息化建設，負責電子文件歸檔和電子檔案的科學化、規範化和安全管理。

5🧖🏽‍♂️、編製檢索工具，開展檔案史料研究，多形式深層次開發檔案文博信息資源；

6🌿🍝、明確檔案文博恒达職責，對全校專（兼）檔案恒达人員和有關業務人員進行檔案文博業務培訓，開展檔案文博學術研究和宣傳教育活動。建立⬅️、健全學校檔案恒达網絡；

7、加強檔案文博學科建設，開展研究生教育；

8👈🏻、按照學校的統一布置，受理並審核全校檔案文博人員專業技術職務評聘申報恒达；

9、完成上級部門和學校領導交辦的其他任務🧑🏽‍🏭。

第四章 檔案恒达人員

第十一條 學校檔案恒达人員應認真執行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業，忠於職守，遵紀守法，具備檔案專業或相關專業學科知識及現代化管理技能😹，具有大學本科以上學歷。

第十二條 學校檔案館設館長一名🪓🐶，並視實際需要設副館長一名至二名。館長、副館長由認真執行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業，有組織管理能力和開拓創新精神，身體健康，具有高級專業技術職務的人員擔任🛳。

第十三條 學校檔案恒达人員及以檔案恒达為主的兼職人員屬於檔案技術專業人員或行政管理人員，與學校教學、科研和行政管理人員享受同等待遇，實行專業技術職務評聘製♝。檔案管理行政職務的聘任則按照學校有關規定執行。專（兼）檔案恒达人員隊伍要保持相對穩定👨‍👨‍👦‍👦。

第十四條 學校檔案恒达人員因長期接觸紙質檔案的黴菌和有害氣體，應根據學校有關政策規定享受勞動保護的補貼。

第五章 歸檔與接收

第十五條 學校各部門必須將檔案管理恒达納入本部門的規章製度和崗位職責，做到每項重要的教學👳🏽‍♀️、科研🧑‍💻、黨政管理等恒达，都有完整、準確、系統文件材料🤶🏼🧑🏻‍🦼‍➡️，特別是紙質文件材料和與之配套的電子文件材料歸檔。

第十六條 學校各部門的每項重要恒达必須與檔案恒达實行“四同步”管理，即布置、檢查、總結🫓、驗收各項恒达時，要同時布置、檢查、總結👊🏼、驗收檔案恒达🌮。

第十七條 學校各部門在教學、科研、黨政管理等活動或個人在職務活動中形成的各類載體材料👭🏻，應按照《恒达平台檔案管理業務建設規範》的要求，收集齊全、整理組卷👐🏽，定期向學校檔案部門移交。校檔案部門應指導各單位的預立卷恒达🙆‍♂️。凡列入學校歸檔範圍的檔案🧑🏻‍🦽，任何人不得拒絕歸檔或據為己有👩🏼。

第十八條 學校領導和機關部處級幹部調離💇🏻‍♂️、提拔或退休時，應主動將其應歸檔的文件材料移交本部門的兼職檔案恒达人員歸檔🍄，不得擅自銷毀應歸檔的文件材料。本部門檔案恒达分管負責人或檔案恒达人員也應主動提請其清理所保存的文件材料歸檔，以維護學校歷史記錄的完整、系統。

第十九條 學校或校內單位組織承辦的在國內外有重大影響的全國性、國際性會議（簡稱重要會議）和本校區域重大的政治、經濟、科學、技術🤌🏿、文化等活動（簡稱重大活動）所形成的材料👨🏽‍🔧，由會議或活動的承擔部門及時移交學校檔案部門。

學校重要基建工程、重要修繕項目、重大科研成果和重大設備采購等項目驗收👩🏿‍🎨、鑒定前，必須由檔案部門或業務主管部門對項目進行檔案驗收。未經檔案驗收或驗收不合格的，不得安排工程竣工、課題結題驗收🤏🏽、鑒定和報（評）獎恒达。

第二十條 個人在非職務活動中形成的重要文件材料，學校檔案部門可通過征集、代管等形式進行管理。

第二十一條 學校檔案部門應重視向國內（境）外征集與本校有關的各種檔案和校史文獻、文物征集恒达🏃‍➡️🎍。

第六章 檔案管理

第二十二條 學校檔案部門是學校保管檔案的永久基地。學校檔案歸國家所有👩‍👩‍👧‍👦，是國家檔案資源建設的一個組成部分，應列入學校國有資產管理的範圍。學校所有檔案任何部門和個人不得贈送🧑‍🌾、交換、出售。

第二十三條 學校分立或合並前檔案的歸屬，應本著集中保管👨🏿‍🚒、方便利用的原則，由學校或合並後的學校檔案部門集中保存⚉。

第二十四條 學校檔案部門館舍建設必須按照國家《檔案館建設設計規範》和《檔案館建設標準》，在選址🦹‍♂️、規劃、功能🏋🏼🔫、結構、內部設施等方面充分考慮學校檔案事業發展和服務🏋🏼‍♀️、館藏數量增加和檔案（校史）陳展等因素🔬，合理安排檔案館舍建設🤸🏼‍♂️🧍🏻‍♂️。

第二十五條 學校檔案的分類⛅️、編目和排列👨‍🚀，按《恒达平台檔案恒达業務建設規範》執行。

第二十六條 學校檔案部門庫房所保存的檔案應采取下列管理措施🤙🏿：

1、 建立科學🤸🏿‍♂️、規範的管理製度，實行專人管理💁🏽‍♀️，消除安全隱患，采用現代先進技術設備，配備防盜👮🏽、防火、防漬💳、防有害生物和有害氣體的必要設施🫃🏻，防止檔案的破損、褪色和黴變，以利檔案管理者和利用者的身心健康；

2、 對重要、珍貴檔案要采取有效措施，加以重點保護和管理。對已破損或字跡褪色的檔案，應及時修復或復製🧑🏻‍🦽‍➡️。

3、 配置相關設備⛸，開展歸檔文件和館藏檔案數字化恒达，最大限度的保護檔案原件。

第二十七條 學校檔案部門應認真執行檔案統計年報製度✌🏿，並按國家有關規定報送檔案恒达基本情況統計報表。

第二十八條 學校各部門應按照校務政務公開的原則🙋🏽，認真做好年度歸檔文件材料的開放鑒定恒达，學校檔案館應按照國家有關檔案法規之精神做好館藏檔案的開放鑒定恒达。對保管期限已滿、失去保存價值的檔案，應在征得有關部門同意🪲，並登記造冊報經主管校領導批準後，予以銷毀。未經鑒定和批準👩🏻‍🚀，不得銷毀任何檔案。

第七章 檔案的利用和公布

第二十九條 學校檔案部門應按照有關檔案法律、法規的規定，分期分批向學校和社會開放檔案，並設立專門閱覽室，提供開放的檔案目錄或檢索工具🕘。

根據《中華人民共和國政府信息公開條例》（中華人民共和國國務院令第492號）有關規定🌀，檔案館是學校歷史與現行文件服務中心。

學校檔案部門開放檔案，應遵循下列規定🙍🏿：

1、 凡持有合法證明的單位或個人，在說明利用檔案目的的或範圍後，均可查閱利用屬於開放範圍的檔案，並可摘抄或復製🤰；學校檔案部門是學校出具檔案證明的唯一合法部門🪩。

2、 港澳臺胞🧻、海外華僑要求利用檔案，須經有關主管部門同意後方可利用檔案。

3👨🏿‍🏫👨‍❤️‍👨、 外國機關或個人要求利用檔案，應按國家有關規定辦理；

4🔤✊🏼、 未經學校授權或上級主管機關批準，任何組織或個人無權公布檔案。

5、 學校檔案部門可按學校有關規定向檔案利用者合理收費；

第三十條 學校檔案部門館藏檔案屬下列情況之一者不宜開放🪫；

1🥢、 涉及黨和國家秘密的；

2、 涉及專利或技術秘密的；

3、 涉及個人隱私的🙇🏿‍♀️；

4👨🏻‍🦱、 檔案形成部門規定限製利用的😯。

第三十一條 學校各部門及其有關人員利用本校檔案部門未開

放的檔案，原則上只能利用本部門形成的檔案👩🏻‍🦱。若需要利用其他檔案⏏️，應經檔案形成部門領導或檔案形成者準許後方可利用🦹🏼‍♀️。

第三十二條 校外單位以及個人利用本校檔案部門未開放的檔案，應當經檔案部門主管或學校有關部門同意後方可利用。因國家或公共利益需要利用檔案🚵🏽，檔案部門應予提供利用🏃🏻‍➡️🧕🏼。

第三十三條 利用檔案時，任何人不得塗改、偽造🈹、損毀、丟失檔案，應當遵守國家保密規定，不得擅自摘錄、復製或泄漏檔案內容。

第三十四條 學校檔案部門提供利用重要、珍貴的檔案應當用經過數字化的文件代替原件，加蓋校檔案部門公章的檔案復製件🪝，具有與檔案原件同等的效力。

第三十五條 學校檔案部門應當加強對檔案史料的研究整理、編輯出版檔案史料。

第八章 獎勵與懲罰

第三十六條 有下列事跡之一的，由檔案部門報請學校審批後，學校應給予表彰與獎勵👅：

1👶🏿、 對檔案收集、整理💆🏻‍♂️、提供利用作出顯著成績的；

2、 對檔案的保護和現代化管理作出顯著成績的；

3、 對檔案學、檔案史料應用研究作出重要貢獻的；

4🙅🏼‍♂️、 將重要的或珍貴的檔案📅、文獻文物捐贈給學校的；

5🏋🏽‍♂️🕷、 同違反檔案法律👨🏻‍🎓、法規的行為作鬥爭，表現突出的。

第三十七條 根據《檔案法》及其實施辦法和《上海市檔案條例》之規定，有以下行為之一的，可由學校檔案部門提出申請，由上級檔案行政管理部門對直接責任人依法給予行政處分🔮🤹‍♀️：

1📛、 損毀、丟失重要檔案的；

2📰、 塗改、偽造檔案的🥻；

3🕵🏻‍♀️、 擅自泄漏檔案內容的；

4🦽、 拒不按規定對檔案統一管理的；

5、 拒絕向校檔案部門移交應當歸檔的文件材料的；

6、 對於未經檔案驗收或者驗收不合格的重點基建工程和重大科研項目進行竣工驗收、鑒定的；

7🪀、 明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施📦，造成檔案損失的👚；

8、 檔案恒达人員玩忽職守🦹‍♀️，造成檔案損失的。

第九章 附則

第三十八條 本條例適用於學校各院（系）🐾、機關部處及直屬單位🤷🏿‍♂️。學校附屬單位可參照本條例執行。

第三十九條 本條例具體實施問題，由學校檔案部門負責解釋。

第四十條 本條例由學校批準之日起施行🚿。原學校《檔案恒达暫行條例》[滬交檔翁字（87）第45號]和《恒达平台檔案恒达條例》[滬交白字（1999）第725號]同時廢止。

恒达平台

二○○七年六月五日